檔案工作的基礎是具備豐富的檔案資源，檔案資源來源於各部門形成的檔案材料，收集好這些檔案材料並經過規範化整理才能形成真正意義上的檔案。作為新手檔案員怎麼整理檔案呢？

嚴格意義上來說，“整理檔案”的說法並不準確，檔案是具有儲存價值的歷史記錄，真正整理的是檔案材料，運轉完畢的檔案材料經過規範化、系統化的整理，形成歸檔檔案，移交入庫後才是檔案。

1。剔除不歸檔的檔案材料

收集來的檔案材料並不是每一份都需要歸檔，要糾正兩種錯誤認識，一是有文必檔，二是紅標頭檔案（上級來文）都要歸檔。需要認真學習《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》（第8號國家檔案局令），按照檔案材料的不歸檔範圍剔除不需要歸檔的檔案材料。

機關檔案材料歸檔範圍：

（1）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的檔案材料；

（2）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的檔案材料；

（3）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的檔案材料；下級機關報送的重要檔案材料；

（4）其他對本機關工作具有查考價值的檔案材料（行政執法、行政審批、產權關係、個人權益等方面的檔案材料）。

以下幾種檔案材料可以不歸檔：

（1）上級機關的檔案材料中，普發性不需本機關辦理的檔案材料；任免，獎懲非本機關工作人員的檔案；供工作參考的抄件；徵求意見未定稿的檔案等。

（2）本機關檔案材料中的重份檔案；無查考利用價值的事務性，臨時性檔案；未經領導審閱、簽發的未生效檔案；一般性檔案的歷次修改稿，各次校對稿；無特殊儲存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信，電話記錄；機關內部互相抄送的檔案材料，不應履行公文的行文、介紹信等；本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的檔案材料；為參考目的從各方面蒐集的檔案材料。

（3）同級機關和非隸屬機關的檔案材料中，不需貫徹執行的檔案材料，不需辦理的抄送檔案材料。

（4）下級機關的檔案材料中，供參閱的簡報，情況反映，抄報或越級抄報的一般性的檔案材料。

2.將不同“年度”檔案材料分開存放

文書檔案是按年度進行整理的，如果單位的檔案好幾年未進行規範化整理，那麼首先要將各年度的檔案材料分開歸類，同一個年度的檔案材料放在一起，整理的過程種注意以下幾點：

（1）一般以檔案形成日期為準；

（2）計劃、總結、預決算、統計報表、表彰等統一以檔案的簽發日期判定所屬年度；

（3）跨年度形成的會議材料歸閉幕年；

（4）幾份檔案作為一件時，“件”的日期以排在前面的檔案落款日期為準。

3.鑑定保管期限，按期限分開存放

（1）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

（2）應根據《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局8號令）的要求，結合各自的工作實際，制訂出一個科學、合理的符合本單位實際的歸檔範圍和保管期限表，報本級檔案行政部門審批，並以此為依據對歸檔檔案劃定正確的保管期限。

4.排列歸檔檔案的先後順序

（1）件內檔案排序

歸檔檔案排序時，正文在前，附件在後；正本在前，定稿在後；轉發文在前，被轉發文在後；原件在前，複製件在後；不同文字的文字，無特殊規定的，漢文文字在前，少數民族文字文字在後；中文字在前，外文字在後；來文與覆文作為一件時，覆文在前，來文在後。有檔案處理單或發文稿紙的，檔案處理單在前，收文在後；正本在前，發文稿紙和定稿在後。

（2）歸檔檔案的先後順序

①歸檔檔案整理應遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有機聯絡。

②歸檔檔案應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。

③同一事由中的檔案，按檔案形成先後順序排列。

④會議檔案、統計報表等成套性檔案可集中排列。

5.編寫頁碼

（1）紙質歸檔檔案一般應以件為單位編制頁碼。

（2）頁碼應逐頁編制，宜分別標註在檔案正面右上角或背面左上角的空白位置。

（3）檔案材料已印製成冊並編有頁碼的；擬編制頁碼與檔案原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

6.加蓋歸檔章，填寫檔號項

歸檔檔案應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、機構（問題），其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數為必填項。

7.裝訂、裝盒

歸檔檔案一般以件為單位裝訂。歸檔檔案裝訂應牢固、安全、簡便，做到檔案不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂後文件平整，有利於歸檔檔案的保護和管理。裝訂應儘量減少對歸檔檔案本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

歸檔檔案，宜採取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，檔案較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

將歸檔檔案按順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒盒脊及備考表專案。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔檔案不能裝入同一個檔案盒。