商務會議是指帶有商業性質的，一般包括企業的新品宣傳、公司年會、商務宴會等大型會議，出席會議的人員包括公司法人代表或者是高階的管理層，所以商務會議對於會議環境的要求相當高，因此商業會議對於策劃負責人來說是一個很大的考驗。大到會場的選擇，小到住宿交通都要安排有序，因為只有精細的準備，才能保證一個會議的完善。

那麼這樣重要的商務會議策劃應該怎麼做？詳細流程是什麼樣的？小鯨給大家總結了商務會議的策劃流程，分為會前、會中、會後三個方面。

結合流程圖，我們詳細介紹幾個比較關鍵的環節。

01場地選擇

公司附近：

公司附近聚集著大量同行、上下游企業以及相關媒體，受眾準，到場率也有保證。

地鐵沿線：

交通方便，保證嘉賓和媒體出席率。

停車場車位充足：

方便與會者和VIP停車。

會場硬體達標：

首先，裝修風格儘可能商務簡約，才能襯托論壇的主題；其次，主會場層高儘可能5米以上，大廳裡最好沒有立柱；最後，敲黑板部分來了，場地一定要比你按人頭估算出面積大20%，因為論壇一定會設定舞臺區域。

特色體驗：

有些場地的茶歇可以製作成精巧造型，讓嘉賓們體驗良好，會讓與會嘉賓樂於傳播，此可謂細節取勝。

02會議邀約

商務會議的邀約要求會更高，同時會議邀約也是會議宣傳的一部分。

會議的包裝：

對重量級嘉賓進行內容包裝，H5的會議邀約形式效果更好。

確保通知效率：

外部會議不像公司內部同事參與性和普及率那麼高，因此多型別的通知方式更為適合。

溫馨提示體現細節：

交通路線，當地天氣和周邊住宿等都能體現會議邀約的細節。

重要人物嘉賓要點對點單獨溝通。

03電子簽到

自助簽到在節省主辦方費用的同時，讓參會嘉賓自助簽到，使參會嘉賓擁有更大的自由度與參與感。主辦方可以在現場展示簽到二維碼，參會者入場後自主掃碼簽到或者定位授權簽到即可。

鯨會務提供二維碼/定位自助簽到方式，防止代簽到、外人蹭會。鯨會務後臺實時監控統計簽到資料，實時掌握重要使用者是否已簽到、自動記錄參會人員簽到和簽退時間，瞭解與會人員的離場情況，從中可以篩選出潛在客戶。參會者簽到成功後，頭像及簽到語將展示在大螢幕中。

04

會議環節設計

在環節設計上要分清先後主次，才能逐漸引導嘉賓的情緒，營造體驗、傳遞資訊。

開場：

開場環節通常會有以下幾個設定，開場影片、主持人開場致辭、開場表演（、開場影片+互動表演（人屏互動等高科技）等，一個很震撼的開場，能夠快速吸引大家的注意，並聚焦於有關論壇的討論。

嘉賓演講：

開場後，一般先請行業內的大咖（最好有些政府或協會背景）作開場演講，分析大形勢、解讀行業政策、指明行業趨勢，幫助提升正常論壇視野高度。

互動：

活動過程中建議穿插互動環節，提升會議氛圍感。鯨會務為主辦方提供現場提問、實時投票、抽獎、紅包、和互動遊戲等功能，滿足主辦方的不同需求。

05

應急措施

在會議結束前你都不能放鬆你的神經，對於會場中可能出現的突發情況，都應該準備好一些應對之策，組織人員必須保持良好的心理素質，儘量把影響降到最低。

06

資料匯出

主辦方使用鯨會務的後臺資料分析功能可以有效對會議營銷資料進行復盤，並使用問卷功能對參會者進行會後調研，對整場會議進行分析總結。同時，鯨會務提供的報名表單可以在報名和註冊環節收集參會使用者名稱單，讓報名資訊真實、客觀、實用，幫助主辦方製作使用者畫像，進而更精準的進行二次營銷，增加使用者的滿意度與忠誠度。

如果您有辦會辦展需求，歡迎搜尋鯨會務聯絡我們獲得會議解決方案和免費試用。