無邏輯君的回答：正在辦著呢

無邏輯君最討厭上司問自己工作的進展情況。上司每次見到他總會問：“那件事辦得怎麼樣了？”

前些天被上司問到的時候，無邏輯君回答：“正在辦著呢。”結果被上司批評道：“連工作進展得怎麼樣了都講不清楚，這樣怎麼能提高效率？”類似的事經常在無邏輯君身上發生，他動不動就被上司責問一番。

無邏輯君的牢騷

上司真是個急性子，放心好了，我正在辦著呢。

什麼時候到截止日期，我心裡有數，能不能別總追著我問啊？雖然我也偶爾有完不成任務的時候，但那都是由不可抗力造成的。有時候，臨時被上司找去幹雜活，我也沒辦法，而且電話里根本講不清楚工作的進展情況……反正上司一跟我說話，我就心煩意亂。

向上司彙報每項工作具體完成時間的邏輯君

上司也經常詢問邏輯君的工作進展情況。遇到這種情況，邏輯君會參照事先逐條整理好的工作安排，按順序一一彙報。例如，①收集資訊（2小時）；②整理問題點（2小時）；③制定方針（1小時）；④編制具體方案（2小時）；⑤編寫報告書（3小時）。按照順序把工作進展情況逐條編寫成筆記，並在必要的地方標註時間。被上司問到“工作進展得怎麼樣了”的時候，按照筆記彙報即可。在已經完成的專案上打鉤標明，這樣，進展情況便一目瞭然。上司也覺得，可以把工作放心交給邏輯君，慢慢地也不怎麼問進展情況了。

邏輯君的主張：把工作進展情況按步驟記下來，管理起來很方便。

其實，對每項工作逐條記錄，進行進度管理，並不只是為了讓上司放心，更重要的是為了自己能夠更好地把控工作情況，為了瞭解“怎樣才能提高工作效率”“目前進行到哪一步了”“還有多少工作沒完成”等具體問題和情況。按進度把工作逐一分解開來，這樣能夠更清晰地把握工作的具體內容。再標記上預測時間，就能很方便地預估工作完成所需時間了。

需要牢記的邏輯理論之——按照順序進行思考的“過程思考法”

按照步驟與時間順序來思考，達到MECE狀態

前面講到，實現“不留遺漏和死角”的MECE狀態需要正反結合來思考。下面介紹另一種方法：按照步驟與時間順序來整理資訊。沿著“過去、現在、未來”的時間順序，最終實現MECE的狀態。

按照步驟與時間順序來整理資訊的方式被稱為“過程思考法”。這種方法有助於提高工作效率，還能防止遺漏重要事項。通用的過程思考法，即像邏輯君那樣，用數字標明“第一步、第二步、第三步”。一般情況下，分為三到五個階段的做法比較常見。

例如，編寫計劃書並獲得批准，完成這一系列工作的同時，還需要進行收集資訊的工作。那麼，不妨試試按下面的步驟來做：第一步，確定主題；第二步，收集資訊；第三步，編寫計劃概要；第四步，編寫計劃書；第五步，計劃書的彙報和批准。按照步驟與時間順序來劃分，能讓每一步工作看起來更清晰。

規劃好標準時間

日程管理的達人們對於“標準時間”有著明確的計劃。標準時間的定義是：完成某項工作所需要的時間。例如：在2小時之內編寫5頁報告書，類似這樣對於自身工作時間的規劃都屬於“標準時間”。

一開始，對於標準時間的精確程度無須過分關注，因為次數多了，預測的精確度自然會越來越高。具體過程如下：首先，預測完成某項工作需要多長時間；真正做起來發現，實際情況和預測有所差距；下一次再做同樣的工作，精確度有所提升。規劃好標準時間的第一步，就是預先設定一個所需的時間。

本書觀點來自《邏輯工作法》作者 西村克己，歡迎來熊貓看書閱讀

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