企事業單位檔案是一種重要的資訊資源，具有廣泛而重要的價值和作用。隨著企事業單位的不斷髮展，各種需要管理的檔案資訊量越來越大，檔案的種類日趨多樣化，紙質資訊儲存出現迅速膨脹，加強企事業單位的檔案管理工作愈加具有重要意義。如仍然使用傳統的檔案管理方法，透過紙質儲存方式為介質，這種情況顯然存在諸多風險及安全隱患，同時這種檔案管理方法效率十分低下。現如今，傳統檔案管理方式需要與時俱進進行改革。舜識物聯網現提出一種基於RFID技術實現檔案管理智慧化的系統方案，該系統可提高文件的使用效率，為文件執行相關使用提供強有力的技術支援。
RFID技術是一種非接觸式的自動識別技術，可透過射頻訊號自動識別目標物件，並獲取相關資料。相比條形碼，RFID技術具有防水、防磁、耐高溫等特點，在提高檔案盤點、查詢效率，保護檔案安全等方面具有顯著的優勢。RFID技術的使用讓檔案管理實現了自動化、智慧化，對檔案資料日常的儲存、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業務可以進行實時管理。
基於RFID技術的檔案管理系統將改變查詢困難及盤點效率低下等急需改變的問題，透過採用RFID自動識別技術和計算機軟體技術相結合，每份檔案粘上RFID電子標籤，透過RFID讀寫器、身份識別器、員工卡讀寫器、多功能手持終端、移動盤點裝置與檔案資訊管理系統完美結合，實現檔案流透過程的全天候24小時全程跟蹤、定位、自動盤點、智慧分析等功能，最大限度最佳化檔案管理流程，降低接收、盤點和查詢勞動強度，節省人力物力的同時，提高檔案保管利用效率，強化檔案管理安全。
以RFID電子標籤作為資訊儲存媒介貼上在檔案袋上，在RFID晶片中儲存該檔案的基本資訊和領用歸還記錄，利用RFID讀寫裝置，與後臺資料庫管理系統向配合，可以實現檔案借閱、歸還、查詢、盤點工作全過程的資訊化管理。
以檔案袋為單位，隨機取出一份或幾份檔案袋，那麼RFID讀寫器5-8秒內就會將檔案被取走的資訊反饋給下位機及上位機，下位機上顯示檔案盒取出，上位機上會自動儲存該檔案被取出人員及取出時間，不需要人工錄入。同樣放入一份或幾份檔案袋，RFID讀寫器5-8秒內也就能完成相關資訊的傳遞，下位機上顯示檔案放入，上位機上就會自動儲存該檔案盒在櫃及位置資訊。RFID（射頻）實時監控智慧檔案管理系統在對檔案實時監控、定位到本的同時也實時完成了在櫃檔案的盤點及資料更新。
系統功能
實時流程：RFID（射頻）實時監控智慧檔案管理系統是透過櫃內取物視窗位置處安裝的一組RFID讀寫器對檔案袋上的射頻標籤進行一對一實時監控來完成檔案的錄入、錄出及檔案盤點，盤存速率快，千份檔案只需5-8秒。
射頻標籤與檔案資料對應：將射頻標籤的字串與檔案資料對應設定，並將射頻標籤貼上在與檔案資料相對應的檔案袋上。
實時監控：將貼上好RFID（射頻）的檔案裝入檔案櫃，每放入一本檔案，該檔案資料位置資訊自動錄入資料庫，時間需要5-8秒，按照上述流程，完成該櫃所有層的檔案裝入，該櫃檔案資料位置資訊即自動錄入資料庫，所有檔案進入監控狀態。
借閱：系統發出借閱指令，一旦有新的借閱申請，系統會自動將記錄顯示在計算機螢幕上。顯示的資訊包括：檔案名稱、檔案編號、存放位置等，LED燈指示燈亮起提示所在位置，取出該份檔案，資料隨即實時更新。
歸還：①原位歸還：系統發出歸還指令，接收到指令的檔案櫃執行至存取視窗，LED指示燈亮起，裝入該份檔案，資料隨即更新；②任意位置歸還：使用者可將檔案隨意放入任何一組檔案櫃的某一層的任何一個空格中，資料庫中該檔案的資料位置資訊即自動更新，無需人工登記更改。
取出：使用者不使用系統操作直接在檔案櫃取出檔案，電腦系統在5-8秒自動識別此檔案被取出。
舜識物聯網RFID智慧檔案櫃
尺寸：1900*855*400mm
尺寸：2000*855*400mm帶輪
重量：25-35KG
規格引數
基本引數
裝置尺寸：1900*855*380mm不帶輪子
裝置重量：25kg
裝置供電：AC 220V±10% 47～63 Hz
櫃體材質：鋼化玻璃+冷軋板噴漆
通訊方式：USB口，網口，wifi等
工作溫度：-20℃～60℃
儲存溫度：-30℃～70℃
環境溼度：5%～95%RH，無凝露
整機功耗：約60W
控制引數
安卓主機：安卓7。1。3（建議客戶自行配置安卓主機）
顯示屏：10。1寸觸控顯示屏，解析度1280*800
資料傳輸：網口+wifi
電插鎖：雙鎖結構，七芯鎖帶訊號反饋
身份卡：支援 IC卡ID卡 卡號讀取功能
RFID引數
工作頻率：13。56MHZ
標準協議：ISO/IEC 18000-3 Mode3 EPC Class-1
輸出功率：0。5-7W可調
射頻場約束：離開櫃體3cm無法感應
是否遮蔽：櫃門無需RFID遮蔽膜
密集堆疊：支援檔案密集堆疊
貼標方式：統一貼於檔案中心位置
檔案定位：精準定位到每層（後續開放定位格口功能）
格體數量：5層27格口
檔案容量：最大1000份，每格40份
盤點速度：1000份檔案不大於8秒
盤點準確率：大於99。9999%