速看!做好專案質量管理的5個步驟

速看!做好專案質量管理的5個步驟

技術能力主要描述的是核心專案能力,共定義了13個技術能力要素,包括專案策劃;需求與目標;範圍;時間;組織與資訊;質量;財務;資源;採購;計劃與控制;風險與機會;利益相關方;變化與變革;

本文主要介紹 質量 技術能力要素。

質量在專案中主要有兩個方面的體現。其中一個是指專案過程的質量,即專案組織的方式。這方面主要是透過制定系列質量標準並按此標準實施管理專案的子專案和任務,並定期回顧檢查此標準是否適用來實現質量控制。另一方面, 主要是管理、控制並確保專案產出物的質量。質量貫穿專案的整個生命週期。

這個能力要素主要是使個人能夠控制專案要交付的產品或服務的質量,並使得交付過程可控;並能夠意識到質量是管理過程中實現專案目標的一種非常重要的管理工具。

一方面, 專案質量是要確保專案交付的產品和服務的質量;另一方面, 還要確保專案的實施過程實現質量控制。確保質量流程意味著要建立一個標準,並按此標準衡量其效率。通常這種標準是專案背後組織質量要求的基礎,如贊助商和供應商。制定的標準需要適合此專案,然後實施、監控和再調整。

關鍵能力指標

1.制訂專案質量管理計劃, 監控其實施情況並進行必要的修正

質量管理的目的在於計劃和保證專案及專案交付物的質量滿足要求和標準。質量計劃包括與專案發起人/所有者和其他主要利益相關方協商,來決定專案要實現的質量目標。

它包括定義質量指標,以及為目前的專案中的質量指標設定相應的目標值;它包括確定實現質量目標所需的工具、流程、技術及資源;它還包括制訂質量計劃,計劃裡應包括檢查的型別,責任者、 參與人員及一個與專案整體時間進度相一致的時間表;它還包括監測和評估質量計劃中的任務、停止某些質量任務。

怎麼做?

制訂和監控質量計劃

列舉不同型別的質量目

實施措施以實現既定質量目標

定義並實施質量措施

解釋並列舉用來實現質量目標的不同型別的工具/技術

解釋並列舉實現質量目標的流程

根據自己的經驗解釋如何使質量管理工作與整體的專案工作相一致

2.檢查專案及其交付物以確保它們持續滿足質量管理計劃的要求

實施質量管理的目的是不斷地檢查專案及專案的交付物。它包括滿足既定的和計劃的質量目標所需的所有過程、工具、流程、技術和資源。質量管理的過程要確保質量目標能夠傳達給臨時的專案組織成員,並能夠被理解、接受並且執行。

這一過程還包括隨著專案進展執行質量計劃,修正質量計劃,以及提供其完成指標。質量審查可以由各方來執行,可以由臨時性專案組織內外部的人員來執行,或者甚至可以由諸如客戶等外部成員來執行。質量審查是一個關鍵的環節,因為它們決定了質量過程和質量控制的實施,並且透過分析審查結果能有助於確定需要採取的糾正和預防措施或是變更申請。質量審查也可以用作報告進度的一種手段。

怎麼做?

瞭解用來檢查專案實施和專案流程的不同方法

列舉一個有效且高效的專案檢查所需的關鍵要素

解釋如何傳達專案質量目標

列舉實施專案審查的不同原因

實施質量審查

分析質量審查結果和確定要採取的措施或是變更申請

提供至少一個糾正措施的例子

3.核實專案質量目標是否實現並建議必要的糾正和/或預防措施

實施校驗的目的是確定專案實施的每個階段是否滿足既定的專案質量要求,目標及標準。實施校驗的過程存在於整個專案生命週期中,通常在每個階段結束時實施。

質量的校驗包括確定專案交付物和過程的質量是否達標和利用相關的工具, 流程和技術檢測專案交付物的瑕疵,它還包括分析造成瑕疵的可能原因,確定適當的糾正和預防措施,並且找出相應的變更需求。最後,向臨時和長期的專案組織內的相關成員傳達糾正建議和預防措施及變更申請。

代表長期性組織的一方可能實施校驗工作。 事實證明,相對於專案結束後,在專案發展的早期階段實施校驗工作具有更好的成本效益。

怎麼做?

利用自己的專案經驗描述一個計劃的和實施的校驗過程的結果

解釋在已檢測出的瑕疵基礎上進行原因分析的內容和結果

解釋同行評審的過程和目標

實施校驗並且建議糾正措施

利用自己的專案經驗給出建議的糾正措施及變更申請,包括相關的內容和步驟

4.計劃和組織專案結果的檢驗

僅僅評估一個具體的、顯著的、能實現的和有時間限定的目標是達成或者目標實現的程度往往是不可行的。例如,往往難以透過專案交付物清楚地衡量出專案獲得的價值。在這種情況下,價值的確定就是一個評估專案提供價值的質量水平的可行方法。目標的確定就主要是專案的客戶的一個正式的認可。

價值的確定通常是由長期性組織成者其他外部各方(如客戶)來實施的,很少是由臨時性組織本身來執行的,然而,計劃和組織是專案中個人的責任。價值的確定可以有多種多樣的實施方式,比如,在一個單一的事件中執行或是作為一個過程以確保穩定地提供價值。

怎麼做?

記錄適用於質量價值的確定的不同型別的質量目標

進行專案成果的價值的確定工作

從客戶那裡獲取相關的接受條款

5.確保專案全過程的質量

專案質量方針的選擇和實施是基於組織和供應商的質量流程的。質量方針應該符合質量目標且實施起來相對容易。調整、整合及實施將需要與幾個組織(或組織中的部分機構)交涉,這些組織都傾向於以他們自己的方式做事。質量方針一旦實施,就需要進行定期的檢查和改進來保持方針與目標的契合度。因為質量不僅僅關乎流程,還有人員,所以就要特別注意質量意識和該專案的質量。

怎麼做?

評估、調整及整合組織使用的質量標準

在專案、專案叢集和專案組合中實施質量流程

對已實施的流程進行定期的評估並且在需要的時候對它們進行改進

在專案,專案叢集和專案組合中推廣質量意識,以使專案成員瞭解質量要求對質量意識進行定期的評估並且在需要的時候採取糾正措施

▲ 《剖析專案管理關鍵60講》

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