專案整體管理的6個過程:
制定專案章程
制定專案管理計劃
指導與管理專案執行
監控專案工作
實施整體變更控制
結束專案或階段
專案整體管理知識領域包括識別、確定、結合、統一與協調各專案管理過程組內不同過程與專案管理活動所需進行的各種過程和活動。
制定專案章程
專案章程是正式批准專案的檔案。由於專案章程要授權專案經理在專案活動中動用組織的資源,所以,專案經理任何時候都應在規劃開始之前被委派,最好是在執行專案章程之時。
專案章程是由專案實施組織外部簽發的。
專案章程的內容
專案目的或批准專案的原因
可測量的專案目標和相關成功的標準
專案的總體要求
概括性的專案描述
專案的主要風險
總體里程碑進度計劃
總體預算
專案審批要求(用什麼標準評價專案成功,由誰對專案成功下結論,由誰來簽署專案結束)
委派的專案經理及其職責和職權
發起人或其他批准專案章程的人員的姓名和職權
專案章程的批准,標誌著專案的正式啟動,在專案中,應儘早確認並任命專案經理,由於專案章程將授權專案經理在專案活動中使用組織資源,專案經理應該參與制定專案章程。專案由專案以外的人員批准,如發起人、專案管理辦公室或專案組合指導委員會。
制定專案章程的輸入:
協議:定義了啟動專案的初衷。協議有多種形式,包括合同、諒解備忘錄、服務品質協議、協議書、意向書、口頭協議、電子郵件或其他書面協議。為外部客戶做專案時,就用合同。
專案工作說明書(SOW):工作說明書是對應由專案提供的產品或服務的文字說明。對內部專案,提供一份工作說明書。對外部專案,工作說明書屬於顧客招標檔案的一部分,如建議邀請書、資訊請求、招標邀請書或合同中的一部分。
商業論證:商業論證或類似檔案能從商業角度提供必要的資訊,決定專案是否值得投資。
事業環境因素:專案經理無法改變的事情,例如,組織或公司的文化與組成結構、政府或行業標準、基礎設施、現有的人力資源、人事管理、公司工作核准制度、市場情況、專案干係人風險承受力、商業資料庫、專案管理資訊系統
組織過程資產:專案經理可自主決定的事情。
制定專案章程的工具:
專家判斷
,三個主要的專案財務價值評價方法包括:淨現值分析、投資收益、投資回報率分析,
ROI(投資收益率) = (總的折現收益 - 總的折現成本) / 折現成本
在制定一些目標來衡量專案管理的優劣或效率時,一定要注意以下幾點:
將成果目標和約束目標區分開
將目的和手段區分開
不制定無法量化或無法實現的目標
不轉移專案管理人員的努力方向
引導技術
,可用於指導專案章程的制定。頭腦風暴、衝突處理、問題解決和會議管理等,都是引導者可以用來幫助團隊和個人完成專案活動的關鍵技術。
制定專案章程的輸出:
專案章程
制定專案管理計劃
專案管理計劃記錄了計劃過程組的各個計劃子過程的全部成果,包括:
專案管理團隊選擇的各個專案管理過程
每一選定過程的實施水平
對實施這些過程時使用的工具與技術所作的說明
在管理具體專案中使用選定過程的方式和方法,包括過程之間的依賴關係和相互作用,以及重要的依據和成果
為了實現專案目標所執行工作的方式、方法
監控變更的的方式、方法
實施配置管理的方式、方法
使用實施效果測量基準並使之保持完整的方式、方法
專案干係人之間的溝通需要與技術
選定的專案生命期和多階段專案的專案階段
高層管理人員為了加快解決未解決的問題和處理未作出的決策,對內容、範圍和時間安排的關鍵審查。
專案管理計劃確定了執行、監視、控制和結束專案的方式和方法,是專案的主計劃或稱為總體計劃,它確定了執行、監控和結束專案的方式和方法。
在初次制定專案管理計劃時,由於各方面的資訊還不十分明朗,因此專案經理只需要從宏觀上把握住專案的主體管理思路,切記不可能理想化而期望專案管理計劃一步到位。
執行專案管理計劃的輸入:
專案章程
其他過程的輸出結果
事業環境因素
組織過程資產
執行專案管理計劃的工具和技術:
專家判斷
引導技術
執行專案管理計劃的輸出:
專案管理計劃
指導與管理專案執行
指導與管理專案執行過程要求專案經理和專案團隊採取多種行動執行專案管理計劃,完成專案範圍說明書中明確的工作。
指導與管理專案執行還要求以下實施:
批准的糾正措施
批准的預防措施
批准的缺陷補救措施
指導與管理專案執行的輸入:
專案管理計劃,執行專案計劃的主要依據就是專案管理計劃,包括範圍管理,風險管理,採購管理等具體領域的計劃,輔助資料和組織方針
批准的變更請求,批准的變更請求是實施整體變更控制過程的輸出,包括那些經過變更控制委員會審查和批准的變更請求
事業環境因素
組織過程資產
指導與管理專案執行的工具與技術:
專家判斷
專案管理資訊系統
會議
指導與管理專案執行的輸出:
可交付成果:可交付成果是任何在專案管理規劃檔案中記錄,併為了完成專案而必須生成和提交的獨特並可核實的產品、成果或提供服務的能力
工作績效資料:在執行專案工作工程中,從每個正在執行的活動中收集到的原始觀察結果和測量值。資料是最底層的細節,將由其他過程從其中提煉出專案資訊
表明進度績效的狀態資訊
已經完成與尚未完成的可交付成果
已經開始與已經完成的計劃活動
質量標準滿足的程度
批准與已經開銷的費用
對完成已經開始的計劃活動的估算
績效過程中的計劃活動實際完成百分比
吸取並記錄且轉入經驗教訓知識庫的教訓
資源利用的細節
變更請求:修改任何文件、可交付成果或基準的正式提議
專案管理計劃更新
專案檔案更新
監控專案工作
監視和控制專案工作過程是監視和控制啟動、規劃、執行和結束專案所需的各個過程。採取糾正或預防措施控制專案的實施效果。監視是貫穿專案始終的專案管理的一個方面,監視包括收集、測量並散發績效資訊,並評價測量結果和實施過程改進趨勢。
監視專案工作的輸入:
專案管理計劃
進度預測
成本預測
確認的變更
工作績效資訊
事業環境因素
組織過程資產
監視專案工作的工具與技術:
專家判斷
分析技術
專案管理資訊系統
會議
監視專案工作的成果:
變更請求
工作績效報告
專案管理計劃更新
專案檔案更新
實施整體變更控制
整體變更控制貫穿於專案的始終,由於專案很少會準確地按照專案管理計劃進行,因而變更控制必不可少。
變更的流程:變更申請——>影響分析——>批准或拒絕——>實施變更——>驗證釋出
整體變更控制的輸入:
專案管理計劃:
工作績效報告:資源可用情況、進度成本資料,掙值管理(EMV)報告,燃燒圖或燃盡圖
變更請求
事業環境因素
組織過程資產
整體變更控制的工具與技術:
專家判斷
會議
變更控制工具
整體變更控制的輸出:
批准的變更請求
變更日誌
專案管理計劃更新
專案檔案更新
結束專案或階段
結束專案或階段是完結所有專案管理過程組的所有活動,以正式結束專案或階段的過程。本過程的主要作用是,總結經驗教訓,正式結束專案工作,為開展新工作而釋放組織資源。
結束專案或階段的輸入:
專案管理計劃
驗收的可交付成果
組織過程資產
結束專案或階段的工具和階段:
專家判斷,用於行政收尾活動,由相關專家確保專案或階段收尾符合適用標準
分析技術,用於專案收尾的分析技術有:迴歸分析、趨勢分析
會議
結束專案或階段的成果:
最終產品、服務、或成果移交
組織過程資產更新