雜事太多,如何保持專注?

雜事太多,如何保持專注?

不知道大家有沒有這樣的經歷,每天上班,事情很多很雜,感覺總處於救火狀態。然而一天下來,回憶一下,卻發現時間都消耗在雞毛蒜皮的事情上,花在重要事情上的時間少之又少。

以上情況,如果抱著渾水摸魚的心態,會有“啊,我是個大忙人呢!”,但如果細細想,其實這些雜事,對自己的職業技能,並沒有多大益處。

每天各種會議、各種人時不時找你,線下的、線上的;各種新規範、新舉措,需要相關人員落實到位;各種表格跟蹤、PPT撰寫,有的沒的……這些事實上緊急而不重要的事情,拖得人又忙又累。

時間一長,發現技能、業務沒有精進,倒是習慣於這種工作模式,大家開始趨同,所謂的被體制化,然後有一天,突然想離開,卻發現已經整整呆了5年、10年,最後離不開了。想想這是挺可怕的,有什麼辦法可以避免呢?

逃離

如果強烈忍受不了,個人能力不錯,不想時間精力浪費在沒法讓自己精進的工作上,想即刻擺脫,逃離是最直接的方法。這適合有能力、有追求,經濟上沒什麼負擔的年輕人,剛畢業3、4年左右,職業到達瓶頸,現有環境無法提供成長助力。長遠看,與其待著,不如走出舒適區,去尋找更多的可能性。

準備逃離

其實很多人,就我所知,在職場上是準備逃離了。工作好幾年了,職位和薪水沒什麼進展,個人能力又不是特別突出,結了婚,有小孩,租著房子。經濟壓力大,前景不樂觀,想走走不了,想留又覺得難受。繼續留是因為無可奈何,一旦有更好的機會,肯定會走。所以,逃離之前,要做好準備,具體因人而異,騎驢找馬不失為穩妥的方式。

建立隔離區

公司本身環境很好,福利待遇不錯,也能提供成長空間,想長期服務。這個前提下,每天工作要面對各種雜事,自己又想有所提高,該怎麼辦呢?答案是,建立自己的隔離區。在隔離區內,能避免打擾,也不接受任何打擾。可以有如下做法:

提前2小時到公司

聽說陸奇以前在百度就是這樣的。想一想,一早到公司,基本上沒有其他人,這兩個小時,完完全全屬於自己,安靜的環境下可以心無旁騖開展工作。花5分鐘想想當天最重要的三件事情和時間安排,然後鉚足勁幹到9點鐘。這時候,同事們才陸陸續續到場,他們需要花30分鐘左右進入工作狀態,而你已經差不多能完成一件最重要的事情了。

番茄工作法

這個想必是很多人推薦的,但是要實踐得好,需要有意識地根據實際情況不斷調整。程式設計師寫程式碼,專注時間起碼以小時計,那就把番茄時間設為60分鐘好了,每完成一個番茄時間,休息5分鐘,以此類推。

有些每天需要跟不同人打交道的工作,比如產品經理,管理者,專案經理,番茄時間以30分鐘為宜,在這個時間段內,基本上不接受任何打擾,完成一個,然後花時間處理各種雜事。

比如客服反饋,專案材料溝通,臨時表格填寫,檢視面試者簡歷,預定會議室等等,這些事情,一般20分鐘內搞定。搞定後,接著開啟番茄時間,繼續做當天三件重要的事情,以此類推。

這裡稍微談下即時通訊工具的使用

我們知道,工作時,溝通必不可少,但溝通是要帶著目的和分輕重緩急的。由於資訊的即時觸達,很多人往往以為,從這類工具來的事情都是重要緊急的,於是都會放下手上工作轉移時間精力去處理。剛處理完一個,切回原來的工作後沒多久,又有訊息過來,如此反覆,這樣就讓人疲於應付,到最後手頭上最重要的事情反而沒完成。

其實,稍微做一下分類和調整,就能較大改進。

如果是領導找,那沒辦法,得及時響應,根據情況安排;如果是客服找,詢問產品問題,那可暫時不管,等手頭上的番茄時間完成後再去了解;如果是其它部門同事找,需要溝通配合事情,也可暫時不管,因為如果很重要,會有正式的郵件通知,如果很緊急,對方對直接給你電話。

這樣簡單分類,就保證有較多的專注時間,讓你全力去做那三件重要的事情。小小的調整,運用得好,能大幅提高效率,親測有效。

少串門少走動

一旦進入工作狀態,就全力以赴去做。有時候,在工作過程中,會突發奇想,想起某些事情要找人溝通,比如解決方案,新想法,流程改進,工作細節確認等等。如果擔心忘記,這個時候,只要快速簡單記錄一下就好,不要中斷工作直接去找人。很多To-Do類的軟體可以用來記錄,這裡推薦微軟的To Do,非常Nice。等你的番茄時間完成,再根據記錄的條目去解決就好。

婉拒他人

有時候,你在專心工作,有人直接過來找你商量事情。除非是領導了,否則你完全可以跟對方商量晚點溝通,眼下只專注你的番茄時間。一般情況下,事情也不是非得緊急到要馬上商量給方案,你只要有禮貌地跟對方說晚點找他就好了,對方也不會要求你怎麼樣。

每個人工作性質和環境不同,時間安排具體得自己去探索實踐,但是,過度碎片化的時間顯示非常分散專注力,從而很難產生有深度有價值的輸出。