什麼是永續盤存？
永續盤存是一種連續的會計慣例，可實時記錄庫存變化，而無需實物盤存，因此賬簿庫存可準確顯示實際存貨。倉庫使用輸入裝置（例如銷售點（POS）系統和掃描器）記錄永久庫存。
永續盤系統
永續盤存方法越來越多地用於倉庫和零售行業。使用永續盤存，可以將多報（也稱為幻影存貨）和缺失的存貨低估保持在最低水平。對於使用物料需求計劃（MRP）系統進行生產的公司來說，永久庫存也是一項要求。
什麼是永續盤存系統？
永續盤存系統是一種程式，可以根據您的電子記錄（而不是實物盤存）連續估算您的存貨。該系統從物理計數的基線開始，並根據進貨和出貨量進行更新。
Max Muller ＆Associates LLC總裁兼“庫存管理基本要素”的作者Max Muller說：“永久庫存管理系統可以實時跟蹤。它使用軟體來遵循規則，使系統保持最新，並且執行良好。我建議您進行3D計數，在此您可以經常計算橫截面，以便隨著時間的推移考慮整個橫截面。您可以考慮將其永久保留，但是它需要由軟體驅動並遵循規則或進行更改。”
庫存管理軟體和流程允許實時更新庫存數量。通常，這意味著員工使用條形碼掃描器來記錄發生的銷售，購買或退貨。員工將這些資訊輸入到不斷調整的資料庫中，該資料庫可跟蹤每個更改。自動或永久更新庫存是為系統賦予名稱並使其與定期方法區別開來的原因。
近年來，庫存管理軟體的進步以及將其與其他業務系統整合的能力使永續庫存成為許多企業更實用，更強大的選擇。此外，基於雲的庫存管理系統通常是實時的，這是永久庫存系統的關鍵要素。
永續盤存軟體的真正價值來自其與其他業務系統整合的能力。例如，實時庫存資訊對於財務和會計團隊至關重要。庫存可以構成您宣告資產的很大一部分，因此將庫存管理與財務系統整合有助於確保準確的稅收和監管報告。
透過訪問實時資料，銷售人員可以提供準確的運輸資訊，管理期望並提供直接影響您聲譽的更好的客戶體驗。將庫存軟體與營銷系統整合在一起可以為團隊提供當前正在銷售和不銷售的快照。營銷人員可以在歷史趨勢的背景下設定當前資訊，以瞭解客戶的行為並定位公司以滿足預期的客戶需求。
什麼是定期庫存系統？
在定期盤存制，也稱為非連續系統，是公司用來說明其產品的方法。根據指定的會計期間，定期庫存不會保持貨物，採購，銷售及其相關成本的連續統計。
該系統由公司會計工作，將所有購買記錄到購買帳戶中。然後，公司對實際庫存進行計數，會計將採購中的任何餘額轉移到庫存帳戶中。接下來，會計調整庫存帳戶以匹配期末庫存的成本。定期系統的標誌是商品的實物計數。由於公司不跟蹤唯一交易，因此此數字至關重要。無論公司是每週，每月，每季度還是每年執行此庫存，都將啟動記錄對帳。
在定期系統中，公司不會在不進行滾動計算的基礎上直接計算實際庫存後的銷售成本（COGS），也不會在每次交易後不斷更新成本。由於他們將所有采購都借記到採購帳戶中，因此他們沒有在定期系統中保留庫存帳戶。期間結束後，公司會將採購帳戶總計新增到庫存的期初餘額中。然後，公司還可以計算新期間可供出售的商品成本。
永續庫存定期庫存系統
永久和定期系統需要關於員工如何記錄庫存的不同工具和程式，儘管它們可以互補。在永久性系統中，員工始終跟蹤產品。在定期系統中，員工僅按指定的時間間隔記錄產品。
顯然，永久性系統比周期性系統更為複雜，因為有更多記錄可供軟體和員工維護。Muller建議：“在考慮要使用的系統時，基本原理是相同的-無論採用哪種方法。即使使用最先進的軟體，如果基本系統之間存在斷開連線，您也只會加快錯誤的處理速度。您將根據產品的性質，易腐性和物理處理方式來決定系統，無論產品大小，以及消耗多少空間。產品的性質還取決於您的公司如何收貨和庫存。有些商品是統一的：它們的零件很小，被分解成單獨的垃圾箱。”
穆勒分享了一個例子：“幾年前，我在一家沒有冷凍雞肉經驗的公司工作過。他們將雞檢入時將它們從熱碼頭上卸下。結果，儘管它仍然可以食用且安全，但煮熟後變得非常難看。他們學會了將庫存帶入冰箱，然後對他們的庫存進行檢入。他們必須根據產品的需求調整程式和系統。”
永久系統和週期性系統之間的其他差異：
更新帳戶：在永久性系統中，總賬和庫存賬本的更新在每筆交易中都是連續的。在定期系統中，僅在存在物理計數時才對總帳進行更新，而不基於交易。
計算銷售成本（COGS）：在永久性系統下，軟體系統保持交易的執行狀況，因此始終能夠提供COGS。定期盤存系統在進行實物盤存後，在會計期間結束時一次性計算COGS。在會計期間結束之前無法計算精確的銷貨成本。
記錄交易：在永久性系統中，無法手動維護記錄，因為可能要跟蹤成千上萬筆交易。永久庫存系統需要軟體。但是，定期系統不需要軟體。您可以在定期庫存系統中手動跟蹤庫存。
週期盤點：週期盤點是指企業對部分庫存進行計數，目的是在一個時間週期內完成整個庫存。他們不會一次計算整個庫存，但是會根據所計算的內容進行少量調整。企業也稱為抽樣，僅在永久性系統中使用週期計數。他們不使用定期盤點系統下的週期盤點，因為它們無法設定基準。
記錄購買：在永久系統中，您將購買記錄在原材料庫存帳戶或商品帳戶中。在定期系統中，您將採購登入到採購資產帳戶，而不新增任何單位計數資訊。
執行調查：在永久系統中，交易非常詳細。這樣，您可以輕鬆地調查與庫存相關的錯誤。在定期系統中，這些調查更為複雜，因為系統會在較高級別上聚合資料。很難使用此資料來查明過程中的錯誤。
即使GAAP標準說永久性或週期性系統都適用於任何業務，但每個系統都更適合於不同規模的組織。總體而言，永久系統更適合於具有較高銷量或多個零售地點的公司，因為它是一個更及時的系統。定期系統可能會阻礙此類組織的決策。定期系統更適合不受緩慢庫存更新影響的企業。這些包括新興業務，提供服務的業務或銷量低且易於追蹤的公司。員工在長期制度下掙扎的公司，例如在季節性幫助下工作的公司，也將從維護定期制度中受益。隨著業務的增長，他們總是可以制定永久庫存。
並非所有人都同意，當您沒有很多產品時，使用定期系統是明智的。Muller迴應了這一觀點：“定期庫存系統非常糟糕。在年度庫存期間，您要出去計數。物品的紙張壽命與實際壽命（貨架數）不匹配的可能性非常大。因此，您斷開了連線。如果您每年僅清點一次，則不知道斷開連線的時間。在產品壽命的開始和結束之間存在許多問題，無法在週期性系統中發現錯誤。問題發生後不久，我們應該可以回去查詢物品，以幫助改善庫存。公司會更正記錄並糾正不平衡並繼續前進，這是及時的快照。然後，這些問題將幾乎立即恢復。不過出於會計目的，除非您有成熟的週期計數程式，否則執行此練習很重要。稽核員將採用成熟的週期盤點程式作為年度盤點。”
永續盤存的優缺點
永久庫存允許更多實時庫存跟蹤，使其優於其他方法。但是，該系統需要一致的記錄儲存和監視，並且設定成本比其他方法昂貴。
永久庫存可以透過以下方式為您節省金錢：
無需定期關閉設施以進行實物盤點，
掃描條形碼中的資料可幫助您預測庫存，
您可以對所有交易進行核算，從而對您的產品提供完全的責任。
即使永續盤存優越，也不是完美的。儘管有一個恆定的，自動的產品跟蹤系統，但仍有許多方法會失去積極的庫存控制。
使用永久庫存的缺點包括：
您仍然必須執行年度清單來同步資料，
您必須輸入每筆交易，這需要更一致的記錄儲存和監控，
永久庫存系統比其他方法具有更高的設定成本，因為它們需要軟體和培訓。
誰使用永續盤存系統？
擁有大量庫存的大型企業傾向於永久性庫存系統。永續盤存系統對於尋求可擴充套件性的新興和中小型企業也非常理想。
大型企業很難執行週期系統所需的週期計數。此外，擁有多個零售地點的組織可能會發現，如果有定期更新的產品資料庫，則更容易控制庫存。例如，某工具零售商的客戶正在尋找一種特定型別的扳手，這種扳手很少被要求和出售。它在本地有六個位置。使用永久性系統，它可以實時瞭解哪個站點可能有一個庫存，因此客戶可以快速拿起扳手，而不必從商店到商店尋找它。
其他需要永久庫存的業務包括專門從事直接運輸的業務，製造商直接向客戶發貨，或專門從事貿易和分銷的業務。在這些企業中，庫存始終在移動。而且，不斷有回報和交流。要了解在給定時間可用的庫存，需要不斷更新或採用永久系統。
什麼時候使用永續盤存系統？
永續盤存系統對於始終需要了解利潤率和獲利能力的人們很有幫助。擁有許多產品的大型企業或希望隨著時間的推移擴充套件新興企業的能力的公司將使用永續盤存系統。
專家認為，永續盤存系統是未來的發展趨勢，尤其是對於產品公司而言，因為這種系統越來越便宜，甚至對於小型企業而言，也變得易於獲取和使用。穆勒解釋說：“這個行業的未來趨向於更實時地識別產品，並改善與產品中和產品上的變送器有關的一切。實際上，這些是自動識別形式。存放在哪裡都無所謂，您可以找到它。”
在永久庫存系統中，每次公司進行銷售或購買新庫存時，軟體會將更改記錄到銷售收入帳戶中。記錄銷售的過程可確保會計記錄反映受影響帳戶中的準確餘額。該軟體還記錄收取的價格。要在永久系統中記錄交易，您必須知道售價，購買價格和受影響的帳戶。售價是客戶為商品支付的價格。購買價格是與產品相關的成本，包括運輸，接收和儲存成本。
一個典型的日記帳分錄將顯示為每個交易借記的軟體是哪個帳戶，以及將哪個帳戶記入貸方的軟體。
在永續盤存系統下如何跟蹤庫存？
永久庫存系統會在交易（例如銷售或收據）發生時透過更新產品資料庫來跟蹤貨物。每個產品都分配有跟蹤程式碼，例如條形碼或RFID程式碼，以區分產品，跟蹤其數量，位置和任何其他相關細節。
當新產品進入企業時，員工（連同其詳細資訊）將它們掃描到計算機系統中。沒有計算機的庫存系統，將很難手動跟蹤企業中的每筆交易，尤其是在銷售許多產品的公司中。例如，一家零售大盒子商店有數千種產品。它的供應鏈每天提供其他貨物的交付，然後員工將其掃描到他們的資料庫中。如果產品是新產品，則員工在最初掃描產品時必須新增產品的詳細資訊。該附加資訊包括說明，產品程式碼或SKU，以及客戶在商店中找到它的位置。如果商店已經裝運了產品，則此掃描將更新庫存中的數量。當客戶購買其中一種產品時，資料庫會在數量上少列出一種產品。
該系統取決於正確的庫存控制程式，例如，系統需要確保員工迅速掃描任何新庫存。核對資料庫的實際數量很少，但這是必需的，因為隨著時間的流逝，真實的庫存數量可能會因盜竊，丟失或損壞而出現偏差。
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